SINN effektiviserer driften av studentboliger – sparer tid og ressurser med umiddelbare svar

Bransje
Studentesamskipnader med studentboliger

Findable-løsning
Findables dokumentplattform

Nettside
https://www.sinn.no/

Utfordringen

SINNs FDV-dokumentasjon var spredt over flere systemer og formater, inkludert papirarkiver, noe som gjorde det tidkrevende og ineffektivt å finne nødvendig informasjon.
En enkel oppgave, som å bytte et vindu, kunne bli komplisert på grunn av manglende eller utilgjengelig dokumentasjon.
Å administrere og holde oversikt over FDV-dokumentasjon var en stor utfordring, noe som påvirket både struktur og effektivitet i driften av studentboligene.

Resultater

De som drifter byggene kan nå finne informasjon direkte på mobilen og løse problemer på stedet, uten å måtte dra tilbake til kontoret.
Findables "Spør bygget ditt" sparer dem tid ved å finne dokumentasjon relatert til vedlikehold på sekunder.
Etter en vellykket pilot ble løsningen utvidet til seks nye bygg, noe som legger grunnlaget for mer effektiv arbeidsflyt i hele eiendomsporteføljen.

50 %

raskere dokumenttilgang

bygg i første fase

52 %

økning i komplett dokumentasjon

Vi hadde så mange ‘aha’-øyeblikk under pilotprosjektet at vi innså at dette ville lønne seg.

Arne Mo teknisk sjef i SINN

Om SINN

Studentsamskipnaden i Innlandet (SINN) er en ideell organisasjon som jobber for å skape et bedre studentliv i Innlandet. SINN tilbyr viktige velferdstjenester for studenter ved Høgskolen i Innlandet, inkludert studentboliger, matservering, helsetjenester, rådgivning og barnehager.

Med nesten 2 000 studentboliger i sin portefølje, forvalter SINN en variert eiendomsmasse – fra historiske bygg fra slutten av 1800-tallet til moderne fasiliteter. I tillegg driver SINN kantiner, helse-tjenester og barnehager, og sikrer at studenter har tilgang til de ressursene de trenger gjennom studietiden.

Utfordringen

Å administrere nesten 2 000 studentboliger medfører store utfordringer – spesielt når det gjelder å holde oversikt over FDV-dokumentasjonen.

"Å opprettholde orden og kontroll over FDV-dokumentasjonen har vært en stor utfordring for oss."
– Arne Mo, teknisk sjef i SINN

Dokumentasjonen var spredt over flere systemer og formater – til og med i papirarkiver – noe som gjorde det både tidkrevende og frustrerende å finne nødvendig informasjon. Selv en enkel jobb, som å bytte et vindu, kunne bli svært ressurskrevende hvis ikke dokumentasjonen var lett tilgjengelig.

"Hvis vi må bytte et vindu, men ikke enkelt kan finne informasjon om den opprinnelige typen, bruker vi unødvendig mye tid og ressurser bare på å finne ut av det."

–Arne Mo, , teknisk sjef i SINN

En stor del av SINNs studentboliger ble opprinnelig bygget for OL i Lillehammer i 1994. Mye av den originale dokumentasjonen eksisterte fortsatt kun på papir. Mangelen på et sentralisert, digitalt system førte til forsinkelser, ineffektivitet og unødvendige kostnader.

Løsningen

SINN innså at de trengte en mer strukturert og effektiv tilnærming for å håndtere dokumentasjonen. Første steg var å digitalisere de omfattende papirarkivene.

"Vi kontaktet Canon for å skanne all papirbasert dokumentasjon, og de anbefalte sin samarbeidspartner, Findable, som de har god erfaring med."
– Arne Mo, teknisk sjef i SINN

Canon håndterte skanningen av dokumentene, mens Findables system sorterte filene automatisk etter bygningsdelstabellen og markerte manglende dokumentasjon. Dette ga SINN umiddelbar oversikt over hullene i FDV-dokumentasjonen deres.

For å teste systemet i praksis, gjennomførte SINN et pilotprosjekt på en av sine nyeste studentboliger.

"Vi utfordret både Findable og entreprenøren til å jobbe mot komplett dokumentasjon."
– Arne Mo, teknisk sjef i SINN

Gjennom Findables Mangelrapport kunne SINN systematisk identifisere og følge opp manglende dokumentasjon i ukentlige møter.

"Da vi startet, manglet mye. Men det er nettopp det som er så bra med Findable – Mangelrapporten viser akkurat hvor hullene er og gjør det enkelt å få på plass manglende FDV-dokumentasjon."

–Arne Mo, teknisk sjef i SINN

Ved å etablere en tydelig prosess og en skalerbar løsning, gikk SINN fra usikkerhet til full kontroll over dokumentasjonen – noe som la grunnlaget for mer effektiv drift og langsiktig forvaltning av studentboligene.

Resultatene

Med det nye systemet på plass, har SINN allerede sett betydelige forbedringer i den daglige driften.

Driftspersonell kan søke etter FDV-dokumentasjon direkte på mobilen, slik at de kan løse vedlikeholdsoppgaver umiddelbart, uten å måtte dra tilbake til kontoret.

"Jo mer operative de kan være ute i felt, desto mer effektive blir vi."

– Arne Mo, teknisk sjef i SINN

SINN kan nå bruke Findables søkefunksjon "Spør bygget ditt" for å finne kritisk vedlikeholdsinformasjon på sekunder.

"Den AI-baserte søkefunksjonen er genial. Vi spurte Findable om hvilken type filter som var i et spesifikt ventilasjonssystem, og fikk svaret umiddelbart."

–Arne Mo, teknisk sjef i SINN

Etter suksessen med pilotprosjektet har SINN utvidet løsningen til seks nye bygg. Det er et viktig steg for å få full kontroll over hele eiendomsporteføljen.

"Vi hadde så mange ‘aha’-øyeblikk under pilotprosjektet at vi innså at dette vil lønne seg."

Dokumentjungel? Findable rydder opp.

Start i dag