Slutt på dokumentkaoset: Statens vegvesen sparer millioner i ryddekostnader
Findable gir enorme besparelser. Tenk deg å ansette en konsulent til 1 500 NOK per time, som behandler 10–20 dokumenter per time. For oss ville det ha kostet 20–30 millioner NOK.
Om Statens vegvesen
Statens vegvesen er ansvarlig for vei- og trafikkforvaltning i Norge og forvalter en bygningsportefølje på nesten 400 000 kvadratmeter. Dette inkluderer alt fra små servicebygg til store kontorbygg, spredt over hele landet. Effektiv bruk av teknologi er en strategisk prioritet, og digitalisering av eiendomsforvaltningen er en sentral del av å nå toppmålene i organisasjonen.
Utfordringen
Tilgang til bygningsdokumentasjon var en utfordring hos Statens vegvesen. Eksisterende retningslinjer for dokumentlagring ble ikke fulgt i praksis, noe som førte til ustrukturert lagring, dupliserte filer og ineffektive arbeidsprosesser. Drift og forvaltning brukte unødvendig mye tid på å lete etter dokumentasjon, og det var en reell risiko for at viktige dokumenter ikke ble funnet i kritiske situasjoner.
For eksempel kunne en enkel forespørsel om dokumentasjon på branntilsyn føre til en langvarig søkeprosess gjennom uorganiserte mapper og gamle arkivsystemer. Dette skapte ikke bare frustrasjon i det daglige arbeidet, men også en potensiell økonomisk belastning. Kostnadsestimatene for en manuell opprydding lå mellom 20-30 millioner NOK – uten garanti for at problemet ikke ville oppstå igjen.
En av de geniale løsningene i Findable, er at vi med to tastetrykk kan videresende epost med dokumentasjon rett inn i Findable, og dokumentene blir sortert og vil være tilgjengelig for alle – alltid.
Resultatene
Dokumentene er nå organisert og lett tilgjengelige for hele organisasjonen. Drift og forvaltning sparer betydelig tid på dokumenthåndtering, og behovet for tidkrevende manuelle søk er eliminert.
Funksjonen "Spør bygget" gir umiddelbare svar på spørsmål som "Hvor er brannslukningsapparatene?" basert på faktiske dokumenter. Denne løsningen gir Statens vegvesen bedre kontroll, reduserer risikoen for feil og sikrer etterlevelse av gjeldende lover og forskrifter.
Statens vegvesen jobber nå med å integrere Findable med sine eksisterende FDV-systemer. Dette vil sikre at all ny dokumentasjon blir korrekt lagret fra dag én og at hele organisasjonen kan dra nytte av AI-drevet søk og innsikt.
Findables plattform hjelper Statens vegvesen med å modernisere eiendomsforvaltningen og sikre at de er rustet for fremtiden.
Vår neste store milepæl er å integrere Findable med våre eksisterende systemer og utvide bruken på tvers av organisasjonen.
