Aliurakoitsijan opas Findable Projectsiin

Yleiskuva

Käytä tätä opasta, kun sinut on kutsuttu toimittamaan käyttö- ja huoltoaineistoa, tuotedokumentaatiota, takuita, sertifikaatteja, piirustuksia tai luovutusaineistoa Findable Projectsissa.

Findable Projects antaa projektitiimille yhden paikan dokumentaatiopyyntöjen tekemiseen, tiedostojen vastaanottamiseen, toimitusten tarkistamiseen ja lopullisen rakennusarkiston päivittämiseen. Sinun tehtäväsi on yksinkertainen: avaa oikea projekti, tarkista mitä on pyydetty, lataa oikeat tiedostot ja noudata mahdollisia tarkastuskommentteja.

1. Avaa oikea projekti tai rakennus

1. Avaa projektitiimin kutsulinkki tai kirjaudu osoitteessa app.findable.ai.
2. Jos sinulla on pääsy useampaan organisaatioon, valitse kutsussa mainittu organisaatio.
3. Avaa oikea rakennus tai projekti vasemman reunan navigaatiosta.
4. Tarkista projektin nimi, osoite, vaihe ja toimiala ennen tiedostojen lataamista.

Jos et näe projektia, tarkista että olet kirjautunut samalla sähköpostiosoitteella, johon kutsu tuli. Jos projekti ei vieläkään näy, pyydä projektitiimiä vahvistamaan, että sinut on lisätty projektiin.

2. Etsi mitä on pyydetty

Projektissa vaatimukset löytyvät Requirements-välilehdeltä. Vaatimukset on yleensä ryhmitelty paketin, toimialan, järjestelmän tai toimitusvaiheen mukaan.

Tarkista jokaisesta vaatimuksesta:

• Mitä dokumenttia tarvitaan, esimerkiksi käyttö- ja huolto-ohje, suoritustasoilmoitus, tuotekortti, toteumapiirustus, sertifikaatti, takuu, tarkastusraportti tai käyttöönottopöytäkirja.
• Mihin järjestelmään, tuotteeseen, huoneeseen, alueeseen tai rakennusosaan dokumentti liittyy.
• Vaadittu tiedostomuoto, jos projektitiimi on määrittänyt PDF-, XLSX-, DWG-, ZIP-, kuvatiedosto- tai muun muodon.
• Approval Status -tila, josta näet mistä dokumentaatio puuttuu, mitä on toimitettu ja mitä on hyväksytty.
• Tarkastajan kommentit, erityisesti jos aiempi lataus hylättiin tai siihen pyydetään lisätietoja.

Älä arvaa kategoriaa, jos vaatimus on epäselvä. Lisää lyhyt kommentti latauksen yhteyteen tai kysy projektin yhteyshenkilöltä ennen lähettämistä.

3. Lataa käyttö-, huolto- ja luovutusdokumentaatio

1. Avaa vaatimus, johon haluat vastata.
2. Klikkaa vaatimuksessa olevaa latauspainiketta, kun se on saatavilla.
3. Valitse toimitettava tiedosto tai tiedostot.
4. Lisää lyhyt huomautus, jos tiedosto kattaa useita vaatimuksia, korvaa aiemman version tai tarvitsee taustatietoa.
5. Lähetä lataus.

Käytä mahdollisuuksien mukaan yksi tiedosto per vaatimus. Jos toimituspaketti sisältää useita dokumentteja, varmista että kansio- tai ZIP-rakenne on helppo ymmärtää ja lisää lyhyt kuvaus sisällöstä.

Tiedostotyypit ja koko

Noudata vaatimuksessa tai projektitiimin kutsussa ilmoitettua tiedostomuotoa. Jos toimituspaketti on suuri, jaa se useaan selkeästi nimettyyn ZIP-tiedostoon yhden suuren tiedoston sijaan.

Voit ottaa kuvia sertifikaateista, etiketeistä tai kylteistä paikan päällä, mutta tarkista ennen latausta, että kuva on luettava. Jos mobiililataus ei toimi projektissasi, käytä PC:tä tai Macia.

Hyvät tiedostonimet nopeuttavat tarkastusta:

• Sprinkleripumppu_takuu_2026.pdf
• AHU-03_KH-ohje.pdf
• Turvavalaistus_kayttoonottoraportti_kerros-2.pdf
• Tuoteilmoitus_lattia_tyyppi-B.pdf

Vältä nimiä kuten final.pdf, KH.zip, scan001.pdf tai uusi versio. Ne hidastavat tarkastusta ja vaikeuttavat dokumentin löytämistä myöhemmin.

4. Mitä tapahtuu lähetyksen jälkeen

Kun olet lähettänyt dokumentaation, projektitiimi tarkistaa sen Findablessa.

Vaatimus näkyy Approval Status -kohdassa. Nämä tilat ovat näkyvissä Findable Projectsissa:

• No documents: Vaatimuksella ei vielä ole tiedostoa.
• Delivered: Tiedosto on vastaanotettu.
• Pending: Toimitus odottaa tarkastusta.
• Approved: Tiedosto on hyväksytty ja sitä voidaan käyttää projektissa ja rakennusarkistossa.

Jos tiedosto palautetaan, avaa tarkastajan kommentti ennen uuden version lataamista. Yleisiä syitä ovat puuttuva tuoteviite, väärä rakennusalue, vanhentunut revisio, lukukelvoton skannaus, puutteellinen sertifikaatti tai dokumentti, joka ei vastaa pyydettyä järjestelmää.

5. Käytä hakua ja AI:ta hallitusti

Findable voi auttaa sinua hakemaan projektidokumentaatiosta ja esittämään kysymyksiä ladatuista tiedostoista. Tästä on apua, kun sinun pitää löytää olemassa oleva tuotekortti, varmistaa mikä sertifikaatti on jo toimitettu tai paikantaa järjestelmään liittyvä dokumentti.

Käytä hakua ja AI:ta:

• tiedostojen löytämiseen tuotteen, järjestelmän, toimittajan, huoneen, piirustusnumeron tai dokumenttityypin perusteella
• sen tarkistamiseen, onko vastaavaa dokumentaatiota jo ladattu
• pitkän ohjeen tiivistämiseen ennen lähdetiedoston avaamista
• sivun löytämiseen, jolla takuuaika, huoltoväli, tuoteluokitus tai sertifikaatin numero esiintyy

Tärkeissä vastauksissa avaa aina lähdeasiakirja ja tarkista sivu itse. Tämä koskee paloturvallisuutta, sähködokumentaatiota, takuita, ilmoituksia, vaatimustenmukaisuustodisteita ja kaikkea, joka vaikuttaa luovutuksen hyväksyntään.

6. Pikatarkistus ennen lopettamista

• Olet oikeassa organisaatiossa, projektissa ja rakennuksessa.
• Jokaisella sinulle osoitetulla avoimella vaatimuksella on joko lataus tai selkeä kommentti.
• Tiedostonimet kertovat tuotteen, järjestelmän, dokumenttityypin ja version, kun se on relevanttia.
• Hylätyt tai palautetut tiedostot on korjattu ja lähetetty uudelleen.
• Tärkeät haku- tai AI-vastaukset on tarkistettu lähdeasiakirjasta.
• Projektin yhteyshenkilö tietää, jos jotain puuttuu, viivästyy tai kuuluu vastuusi ulkopuolelle.

Tarvitsetko apua?

Jos et pääse projektiin tai et ole varma, mitä vaatimus tarkoittaa, ota yhteys projektipäällikköön, joka kutsui sinut. Yhteystiedot ovat kutsusähköpostissa.

Jos ongelma on tekninen, käytä Findablen chat-widgetiä tai lähetä sähköpostia osoitteeseen support@findable.ai.

Työskenteletkö yrityksessä, joka tarvitsee hallintaa rakennusdokumentaatioon? Lue lisää Findablesta.