Statens vegvesen digitaliserte FDV-dokumentasjonen for 250 bygg
Presentert av
FDVU-ansvarlig bygg og eiendom hos Statens vegvesen
Customer Success hos Findable
CEO hos Findable
Se opptaket
Klikk for å se hele webinar-opptaket
Martin Hellerød Sæther, FDVU-ansvarlig i Statens vegvesen, viser hvordan de gikk fra en mappestruktur ingen fant fram i, til søkbar dokumentasjon på hele porteføljen. Manuell opprydding ville kostet 20 til 30 millioner kroner. Se hele historien, inkludert 20 minutter med spørsmål fra salen.
Fri tilgang, ingen registrering. 52 minutter.
Nøkkeltall fra webinaret
- 250 bygg i Findable
- Ca. 400 000 kvadratmeter, eid og leid
- 20 til 30 millioner kroner, det manuell opprydding ville kostet
- Kunde siden 2022
Dette lærer du
- Hvorfor mappestrukturer på fellesområdet slutter å virke, og hvorfor nye rutiner ikke redder dem
- Regnestykket bak manuell opprydding, og hvorfor de valgte bort konsulenttimer
- Hvordan de kom fra pilot på én trafikkstasjon til hele porteføljen, inkludert offentlig anskaffelse
- Hva som faktisk skjer med dokumentene når de kjøres gjennom Findable
- Hvordan de bruker porteføljesøk til å finne personopplysninger som ikke hører hjemme i FDV-dokumentasjonen
- Hva Martin ville gjort annerledes om han startet på nytt
Merk: i opptaket fra februar 2025 omtales funksjonen som «Spør ditt bygg». Den heter i dag Ask Findable.
Dette demonstrerer Martin
Rutinen fantes. Den ble bare ikke fulgt.
Instruksen og de tomme mappene etter bygningsdelstabellen så bra ut på papiret. I praksis havnet dokumentene der forvalterne rakk å legge dem.
For meg er dette her totalt kaos. Ingen enkel måte å finne dokumentasjon på, og sånn har det vært i praksis.
Hvem rydder, og hva koster det?
En konsulent til 1500 kroner timen rekker 10 til 20 dokumenter i timen. For Statens vegvesen ville det gitt 20 til 30 millioner. Og jobben måtte gjøres på nytt om fire til fem år.
Det fantes egentlig ingen alternativ, sånn som jeg ser det. Hvis man ikke skulle gjøre det manuelt, så var det ikke et alternativ.
Slik gjorde de det
Samle alt i én hovedmappe per bygg, ingen rydding på forhånd. Drag and drop inn i Findable, som sorterer på bygningsdelstabellen ned til tresifret nivå, fjerner duplikater og beholder den opprinnelige mappestrukturen. Deretter e-post-videresending som løpende rutine.
Søkefunksjonaliteten i Findable er flere lysår bedre enn den mappestrukturen vi hadde på områdedisken vår.
Hvor mye dokumentasjon har du som du ikke finner?
Vi viser deg hva som skjer når dokumentene dine kjøres gjennom Findable. Ta med et bygg du synes er rotete.
Eller send oss en e-post på hi@findable.ai.
Spørsmål fra webinaret
Hva heter AI-søket, og koster det ekstra?
Funksjonen heter Ask Findable, og den er inkludert i abonnementet.
Kan Findable kobles mot FDV-systemet vårt?
Findable støtter FAMAC, Dalux og Plania på kundenivå, og SharePoint per bygg. Si fra hvilket system dere bruker, så viser vi hva som passer for porteføljen deres.
Hvorfor la dere inn alle bygg, ikke bare de store?
Noen bygg hadde 28 dokumenter, andre hadde flere tusen. Statens vegvesen tok alt, fordi de ikke visste hvilke dokumenter som lå på feil bygg. I Findable er det enkelt å flytte et dokument fra ett bygg til et annet.
Hva med papirdokumentasjonen?
Statens vegvesen venter med skanningen til mangelrapporten på brann er klar, så de vet hvor hullene er. Skanningen gjøres sammen med Canon, som gir dokumentene beskrivende filnavn. Alt blir søkbart, også håndskrevne dokumenter.
Hvilke filtyper støttes?
Word, Excel, PDF, PowerPoint, bilder og DWG-tegninger. Alt blir søkbart og kan åpnes i Findable.
Hvordan får dere folk til å ta det i bruk?
Martin er ærlig om at kommunikasjon er det vanskeligste i en organisasjon med 5000 ansatte spredt over hele landet. Hans egen lærdom er at han tok for mye for gitt som prosjektleder. Men så lenge folk ser nytten, og verktøyet er enkelt, går det.
Hvordan gikk dere fra pilot til hele porteføljen?
Piloten er den enkle delen. Skaleringen krever budsjett og offentlig anskaffelse. Da det var på plass, satte de ned en prosjektgruppe, testet, lagde kjøreregler og en liste over hva som skulle inn, og rullet ut instruks og brukermanual til alle forvalterne.