Microsoft Copilot-gapet
Microsoft Copilot på SharePoint, og hvor det stopper for byggdokumentasjon
Stadig flere eiendoms- og driftsteam spør Microsoft 365 Copilot om byggene sine, og får svar som leser godt, men som ikke holder når noen utenfor teamet skal kontrollere dem. Denne siden viser hva Copilot på SharePoint faktisk svarer på, hva den ikke svarer på, og hva som må ligge under før byggdokumentasjonen blir dokumentasjon som holder.
Hvorfor kan ikke Microsoft Copilot svare på spørsmål om byggene mine?
Microsoft 365 Copilot svarer ut fra dokumentene den har tilgang til i SharePoint, og den leser dem som tekst, ikke som byggdokumentasjon. Den vet ikke hvilket bygg en fil hører til, hvilke dokumenter bygget er pålagt å ha, eller om et sertifikat har gått ut. Derfor faller spørsmål om et byggs dokumentasjonsstatus utenfor det den kan svare på.
Microsoft 365 Copilot på SharePoint sammenlignet med Findable
Begge verktøyene søker i dokumenter. De er laget for hver sin oppgave, og de skiller lag så snart spørsmålet handler om et bygg og ikke om en fil.
| Dokumentasjonsoppgave | Microsoft 365 Copilot på SharePoint | Findable |
|---|---|---|
| Finne et dokument ut fra filnavn eller tittel | Ja. Copilot søker i de SharePoint-områdene og bibliotekene brukeren allerede har tilgang til. | Ja, og det samme dokumentet kan i tillegg hentes fram ut fra bygg, system og dokumenttype. |
| Svare på et spørsmål om ett bestemt bygg | Delvis. Treffsikkerheten avhenger av mappestruktur og filnavn, siden filene ikke er koblet til et bygg. | Ja. Hvert dokument er knyttet til et bygg, så svaret kan avgrenses til bygget og vises tilbake til kildefilen. |
| Vite hvilke dokumenter et bygg er pålagt å ha | Nei. Copilot svarer ut fra dokumentene som finnes, ikke ut fra dokumentene som skulle vært der. | Ja. Dokumentsettet sammenlignes med kravlister som TEK17 og NS 3451. |
| Varsle om utløpte eller manglende sertifikater | Bare hvis gyldighetsdatoene allerede vedlikeholdes som metadata i SharePoint og noen bygger rapportering på toppen. | Ja. Gyldighetsdatoene leses ut av selve dokumentene og følges opp som status per bygg. |
| Lese skannede og håndskrevne dokumenter | Delvis. Skannede PDF-er indekseres med OCR. Gamle skanninger, tegninger og håndskrift blir fortsatt upålitelig. | Ja. OCR og håndskriftgjenkjenning tilpasset byggarkiver, inkludert skannede permer. |
| Fungere på tvers av kilder utenfor SharePoint | Mulig med Microsoft Graph-koblinger, som hver for seg må settes opp, lisensieres og vedlikeholdes. | Ja. SharePoint, filservere, entreprenørmapper og gamle systemer blir ett felles dokumentasjonslag. |
Hva Microsoft 365 Copilot får tilgang til avhenger av lisensiering, hvilke Microsoft Graph-koblinger som er slått på, og hvordan SharePoint-områder, metadata og tilganger er satt opp. Radene over beskriver standard oppførsel i et vanlig SharePoint-dokumentbibliotek.
Dette er en sammenligning av hvor godt verktøyene passer til byggdokumentasjon, ikke en dom over Microsoft Copilot. Copilot er laget for kunnskapsarbeid i Microsoft 365, og er god til det. Byggdokumentasjon er en annen oppgave, fordi enheten som betyr noe er bygget, ikke filen.
Vanlige spørsmål
Erstatter Findable Microsoft Copilot?
Nei. De fleste kundene våre bruker begge deler. Copilot er assistenten for e-post, dokumenter og møter i Microsoft 365. Findable er laget som gjør byggdokumentasjonen til noe som kan kontrolleres, slik at spørsmål om samsvar, overtakelse og porteføljerisiko får et svar som holder.
Hva gjør et bygningsdokument annerledes enn andre dokumenter?
Et bygningsdokument betyr bare noe i sammenheng: hvilket bygg det hører til, hvilket system det dekker, om det er gjeldende versjon, og om det fortsatt er gyldig. Vanlig søk behandler det som tekst. Byggdokumentasjon må behandles som dokumentasjon med en status.
Hva må være på plass før Microsoft 365 Copilot kan søke i SharePoint?
Lisens for Microsoft 365 Copilot, innhold lagret i SharePoint eller OneDrive, og tilganger satt opp slik at riktige personer når riktige områder. Kilder utenfor Microsoft 365 krever Microsoft Graph-koblinger, som settes opp og lisensieres for seg.
Se det mot deres egne dokumenter
Ta med ett bygg, ett revisjonsspørsmål eller én overtakelsesmappe. Vi viser hva dagens dokumentasjon kan og ikke kan dokumentere.
Book en demo