Canon og Findable inngår strategisk partnerskap: Utnytter AI for dokumentkontroll og compliance i næringseiendom

Fra venstre: Morten Stang-Medhus (produktsjef i Canon Norge), Stig Bergsjø (forretningsutvikler i Findable), Fredrik Wisløff (CEO i Findable) og Simen Teigen (DS-servicesjef i Canon Norge).

Verdifull dokumentasjon: Canon og Findable har så langt sikret at nesten 100 000 dokumenter har blitt digitalisert og organisert ved hjelp av kunstig intelligens.

“Vi jobbet for en eiendomseier som hadde mange permer fulle av papirer og lurte på hva i all verden de skulle gjøre med dem,” sier Stig Bergsjø i Findable.

Findable er en norsk oppstart som bruker kunstig intelligens til automatisk å sortere og gi en omfattende oversikt over all bygningsdokumentasjon. Eiendomseiere kan verifisere at alt er i samsvar med lover og forskrifter samtidig som det synkroniseres med deres eksisterende systemer.

“Det meste av FDV-dokumentasjon er allerede digitalt når vi kommer inn for å organisere den. Det er imidlertid fortsatt overraskende mye i fysisk form,” forklarer Bergsjø.

Oppstarten manglet i utgangspunktet en god løsning for å håndtere fysiske dokumenter.

Fra papir til AI

“Findable tok kontakt med oss for å forstå hvordan vi håndterer skanning og digitalisering av fysiske papirer. De hadde veldig interessant programvare for FDV-dokumentasjon,” sier Simen Teigen, DS-servicesjef i Canon Norge.

Samarbeidet ble etablert, noe som gjorde prosessen enkel for eiendomseiere: et anslått antall paller med dokumentasjon avtales for henting og sendes deretter til Canon for skanning.

“Vår løsning gjenkjenner dokumentene, navngir dem og sorterer dem i henhold til bygningsdelstabellen. Når dette er gjort, får eiendomseieren også full kontroll over compliance for bygningene og kan se hva som eventuelt mangler,” forklarer Bergsjø.

“Kunden ender opp med dokumentasjon som vi kan integrere i deres eksisterende FDV-løsninger. Dette synkroniseres med andre verktøy, er søkbart og enkelt å oppdatere med ny dokumentasjon,” legger Bergsjø til.

Den store internasjonale aktøren ble raskt trygg på oppstarten.

“Vi er fokusert på å levere strukturerte, gjennomtenkte og funksjonelle løsninger til våre kunder. Vi ble raskt overbevist om Findables evner. Deres løsning fungerer, er rask og svært nøyaktig,” sier Teigen.

Et godt utgangspunkt

Begge parter bemerker at de ofte møter klienter som ønsker å digitalisere, men er usikre på hvor de skal begynne.

“Nå kan vi låse opp all verdien i informasjonen organisasjoner allerede besitter. Å eliminere fysisk papir og gjøre det tilgjengelig og funksjonelt er et godt sted å starte,” mener Teigen.

Tidsbesparelse på dokumenthenting, forutse vedlikehold og opprettholde overholdelse av lover og forskrifter fremheves som viktige fordeler.

“Dette er ikke bare en måte å starte digitalisering på; det gir umiddelbar reell verdi,” tilføyer Teigen.

“Med digitaliseringen av FDV-dokumentasjon blir det enkelt for klienten å se verdien. Å ha dokumentasjonen tilgjengelig, strukturert og søkbar har en veldig håndgripelig effekt og verdi,” forklarer han.

Siden starten av samarbeidet har de to partene sikret at nesten 100 000 fysiske dokumenter har blitt skannet og organisert.

Holde tritt med tiden

Tempoet i teknologisk utvikling har aldri vært raskere. Canon og Findable ser at eiendomsbransjen må holde tritt.

“Ellers blir du utkonkurrert,” sier Teigen.

Han peker også på viktigheten av å unngå behovet for å gjøre et digitaliseringsprosjekt på nytt innen 2026.

“Sammen med Findable leverer vi en løsning som tåler tidens tann. Det er avgjørende for oss,” understreker Teigen.

Oppstarten er også fornøyd med sin nye partner.

“Du kan helt sikkert velge å gjøre skanningen selv, men våre klienters kjernevirksomhet er bygningsforvaltning. Dette involverer svært viktige dokumenter. Canon er en pålitelig og stabil aktør som leverer kvalitet,” sier Bergsjø.