Om Heba Fastigheter
Heba Fastighets AB er et eiendomsselskap fra Stockholm notert på Nasdaq Stockholm (HEBA B). Selskapet ble grunnlagt i 1952 og eier, utvikler og forvalter utleieboliger samt omsorgs- og samfunnseiendom i Stockholm og Mälardalen.
Per utgangen av 2024 omfattet porteføljen 58 eiendommer med 3 110 utleieleiligheter og 825 omsorgsboliger, til sammen rundt 263 400 kvadratmeter.
For en børsnotert og veletablert eiendomsbesitter er kontroll på bygningsdokumentasjon ikke bare en driftsoppgave. Det er grunnlaget for samsvar, verdibevaring og evnen til å utvikle og overlevere bygg med trygghet.
Utfordringen: Dokumentasjon spredt mellom prosjektsystemer og SharePoint
Under prosjektgjennomføring lå dokumentasjonen i tradisjonelle prosjektlagringssystemer som iBinder og Dox, der bare inviterte personer hadde tilgang. Når et prosjekt var ferdig og ble overlevert til forvaltningen, kom all dokumentasjon på en USB-minnepinne som så ble lagret i SharePoint.
Resultatet var et arkiv som var vanskelig å bruke i praksis. Det å finne ett bestemt dokument betød ofte å lete seg gjennom zip-filer, uten å kunne kjenne til hvordan hvert prosjekt var strukturert.
“Det mest tungvinte er at det er vanskelig å finne det man leter etter, fordi dokumentene som regel ligger lagret i en zip-fil.”
Ulrika Thorildsson, IT- og digitaliseringssjef, Heba Fastigheter
Løsningen: Koble til, indeksere og gjøre søkbart
Findable koblet seg direkte til Hebas SharePoint via Microsoft Graph API. Ingen filer ble flyttet, og Heba endret ikke hvor de lagret dokumentene sine. Findable gjorde rett og slett det eksisterende arkivet søkbart og intelligent.
- Søk: alle dokumenter umiddelbart søkbare på tittel og innhold, på svensk
- Spør Findable: spørsmål på naturlig språk på tvers av porteføljen, for eksempel “hvilke bygg mangler en OVK-protokoll fra de siste tre årene”
- Automatisk klassifisering: dokumenter sortert i en konsistent og tilgjengelig struktur
- Dublett- og mangeldeteksjon: feilplasserte og manglende dokumenter varsles
Da Heba koblet til, viste arkivet seg å være langt større enn antatt. Til sammen ble 195 000 filer gjort søkbare på tvers av arbeidsområdet. For et team som var vant til å lete gjennom zip-filer, ble forskjellen tydelig fra første stund.
“Vi hadde betydelig flere dokumenter enn vi først trodde, og da vi begynte å bruke Findable, fant vi dokumenter vi hadde lett etter lenge.”
Ulrika Thorildsson, IT- og digitaliseringssjef, Heba Fastigheter
Se hva arkivet skjuler
Koble til eksisterende SharePoint og finn ut hva som er søkbart, mangler eller ligger feil før neste tilsyn eller overlevering.
Resultatene: Fra et arkiv ingen kunne overskue til en søkbar kilde til sannhet
Heba gikk fra et dokumentasjonsarkiv få kunne overskue, til en søkbar kilde til sannhet, uten å flytte en eneste fil. Teamet kan nå se hva som finnes, hva som er feilplassert og hva som mangler, eiendom for eiendom.
Det viktigste skiftet er hvem som kan finne frem. Tilgang til dokumentasjonen er ikke lenger avhengig av å kjenne strukturen den ligger lagret i.
“Den store forskjellen med Findable er at hvem som helst kan finne dokumenter og informasjon uten å måtte kjenne til dokumentstrukturen filene ligger lagret i. I stedet for å lete lenge kan man med noen få tastetrykk finne det man søker, eller raskt slå fast at informasjonen faktisk ikke finnes.”
Ulrika Thorildsson, IT- og digitaliseringssjef, Heba Fastigheter
Nøkkelseier: Den utilsiktede gjennomgangen
Heba kom til Findable for å løse et struktur- og taksonomiproblem. Å koble til systemet ble samtidig til en uplanlagt gjennomgang av hele arkivet. Volumet var langt større enn ventet, og dokumenter teamet hadde lett etter lenge, dukket opp så snart arkivet ble søkbart. For en børsnotert eiendomsbesitter med et voksende SharePoint-arkiv er ikke lærdommen at Findable fant det Heba visste manglet. Den er at Findable gjorde det mulig å se hele arkivet for første gang.