Om Metrus
Metrus er en av Storbritannias ledende uavhengige eiendomsrådgivere, med forvaltning av en mangfoldig portefølje av multi-let kommersielle bygninger over hele Storbritannia. Med fokus på driftsmanualer, leieavtaler og juridisk samsvarsdokumentasjon, er eiendomsforvaltningsteamene ansvarlige for å opprettholde operasjonell fortreffelighet i et komplekst miljø med mange interessenter. Siden 1982 har Metrus bygget et rykte for å levere eksepsjonell service til eiendomseiere, utviklere og investorer.
Utfordringen: Spredt dokumentasjon i et fragmentert landskap
Å forvalte en mangfoldig portefølje av multi-let bygninger innebærer å jonglere driftsmanualer, leieavtaler og juridisk samsvarsdokumentasjon på tvers av flere systemer. For eiendomsforvaltere hos Metrus var den største daglige utfordringen enkel, men vedvarende: å vite hvor man finner nødvendig informasjon.
Kritiske dokumenter var spredt over plattformer, bygningsarkiver og delte mapper. Når entreprenører eller konsulenter trengte informasjon raskt, sto teamene overfor tidkrevende manuelle søk gjennom fragmentert dokumentasjon med varierende kvalitetsnivåer. Med multi-let bygninger som krever konsistent tilgang for både interne team og eksterne entreprenører, skapte denne manuelle tilnærmingen operasjonell friksjon og risiko.
Løsningen: Én sannhetskilde drevet av AI
Metrus implementerte Findable for å samle all bygningsdokumentasjon i én enkelt, AI-drevet plattform.
Samlet dokumentarkiv
Alle filer ble omgruppert i ett system, noe som skapte en strukturert og lett tilgjengelig informasjonskilde for hver bygning — uavhengig av dokumentasjonskvalitet eller bygningstype. Dette eliminerte gjettingen om hvilken plattform, mappe eller arkiv som hadde svaret.
Intuitiv plattform
Teamet fant Findable veldig enkelt å navigere, søke i og laste opp til fra dag én, uten bratt læringskurve. Adopsjonen var sømløs, med plattformen som passet naturlig inn i eksisterende arbeidsflyter.
AI-drevet søk
I stedet for å manuelt lete gjennom mapper, kan team nå spørre systemet direkte og motta svar nesten umiddelbart. I stedet for å søke etter dokumenter, søker de i hele dokumentasjonsbiblioteket sitt.
Resultatene: Fra reaktivt søk til umiddelbar innhenting
Effekten var umiddelbar. Når M&E-konsulenter sendte en lang liste med dokumentforespørsler, kopierte og limte teamet ganske enkelt listen inn i Findable og fikk svar nesten umiddelbart.
Hver gang jeg har brukt Findable har det spart meg betydelig tid. Jeg mottok en lang liste med forespørsler fra M&E-konsulenter. Jeg kopierte og limte inn listen i Findable og fikk svarene på spørsmålene nesten umiddelbart.
Dette skiftet fra reaktiv dokumentjakt til umiddelbar innhenting betyr at eiendomsforvaltere kan fokusere på arbeid med høyere verdi i stedet for administrative søk.
Veien videre
For den bredere Metrus-porteføljen gir Findable et grunnlag for operasjonelle forbedringer på tvers av multi-let bygninger med varierende dokumentasjonskvalitet. Ved å skape en enhetlig, strukturert kilde til bygningsinformasjon tilgjengelig for både interne team og eksterne entreprenører, støtter Findable en mer standardisert driftsmodell samtidig som risiko reduseres og operasjonell motstandskraft forbedres.
Hvorfor det betyr noe
Eiendomsforvaltningsteam er under økende press for å levere raskere, mer samsvarsbasert drift. Ved å implementere Findable har Metrus:
- Eliminert gjettingen ved å lokalisere kritiske dokumenter
- Akselerert responstider til konsulent- og entreprenørforespørsler
- Bygget en skalerbar modell for konsistent dokumentasjonstilgang på tvers av porteføljen
For eiendomsteam som forvalter komplekse, multi-let porteføljer, transformerer evnen til umiddelbart å få tilgang til ethvert dokument daglig drift fra reaktivt søk til proaktiv forvaltning.