Sette opp SharePoint-integrasjon

Oversikt

Findable kobles til Microsoft SharePoint via Microsoft Graph API. Når integrasjonen er satt opp, kan Findable overvåke valgte SharePoint-nettsteder, disker eller mapper og speile dokumentene inn i Findable for klassifisering, søk og strukturering.

Slik fungerer det:

• Findable lagrer ett kryptert sett med Microsoft-legitimasjon for organisasjonen.
• Findable oppretter et abonnement for hvert SharePoint-nettsted og hver disk som kobles til et bygg.
• Når filer legges til eller endres i SharePoint, får Findable beskjed automatisk.
• Dokumentene importeres, klassifiseres, tagges og gjøres søkbare i Findable.
• Hvis eksport er aktivert, kan Findable skrive behandlede dokumenter og metadata tilbake til SharePoint.

Findable følger Microsofts API-grenser og behandler endringer per Microsoft-tenant.

Sikkerhet og rettigheter

Findable autentiserer mot Microsoft Graph API med en appregistrering i Microsoft Entra ID, tidligere Azure AD. IT-teamet deres styrer hva Findable får tilgang til.

To tilgangsmoduser

Modus	Rettighet	Hva den gjør
Full tilgang	Sites.Read.All	Gir lesetilgang til alle SharePoint-nettsteder i tenanten. Bruk Sites.ReadWrite.All hvis Findable også skal skrive filer eller metadata tilbake til SharePoint.
Begrenset tilgang	Sites.Selected	Gir bare tilgang til SharePoint-nettsteder dere eksplisitt godkjenner. Brukes når organisasjonen vil styre tilgang per nettsted.

Autentiseringen bruker en klienthemmelighet fra appregistreringen. Hemmeligheten krypteres i Findable og brukes bare til å hente korte tilgangstokener fra Microsoft.

Oppsett

Du trenger en administrator i Microsoft Entra ID for organisasjonen. Selve oppsettet tar vanligvis rundt 15 minutter.

Steg 1: Opprett appregistreringen

1. Logg inn i Microsoft Entra admin center, og gå til Appregistreringer -> Ny registrering.

   

2. Gi appen et tydelig navn, for eksempel Findable SharePoint Integration, og behold standardverdiene i resten av skjemaet. Klikk Registrer.

   Noter Applikasjons-ID (client ID). Den trengs senere.

   

3. Åpne Sertifikater og hemmeligheter i venstremenyen, og klikk Ny klienthemmelighet.

   

4. Legg inn en beskrivelse, for eksempel Findable integration, velg utløpstid og klikk Legg til.

   

5. Kopier Verdien for klienthemmeligheten med en gang. Verdien vises bare en gang. Noter også Hemmelighets-ID.

   

Steg 2: Gi API-rettigheter

1. Åpne API-tillatelser i venstremenyen, og klikk Legg til en tillatelse.

   

2. Velg Microsoft Graph.

   

3. Velg Applikasjonstillatelser, ikke delegerte tillatelser.

   

4. Velg tilgangsnivå:

   • Alternativ A, full tilgang: Søk etter og velg Sites.Read.All, eller Sites.ReadWrite.All hvis Findable skal skrive tilbake til SharePoint. Gå deretter til steg 3.
   • Alternativ B, begrenset tilgang: Søk etter og velg Sites.Selected. Fortsett med punkt 5.

   

5. Gjelder bare Sites.Selected: Åpne Microsoft Graph Explorer, og logg inn med administratorkontoen.

   

6. Gjelder bare Sites.Selected: Finn ID-en til SharePoint-nettstedet Findable skal ha tilgang til. Send en GET-request til:

   https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/{tenant-name}.sharepoint.com:/sites/{site-name}

   Bytt ut {tenant-name} med SharePoint-tenantnavnet og {site-name} med nettstedsnavnet uten mellomrom. Kopier id fra svaret.

   

7. Gjelder bare Sites.Selected: Gi Findable tilgang til nettstedet med en POST-forespørsel til:

   https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/{site-id}/permissions

   Bruk denne forespørselskroppen:

   {
     "roles": ["read"],
     "grantedToIdentities": [
       {
         "application": {
           "id": "{application-id}",
           "displayName": "{application-name}"
         }
       }
     ]
   }

   Bytt ut {site-id}, {application-id} og {application-name} med deres verdier. Bruk "write" i stedet for "read" hvis Findable skal ha skrivetilgang.

   

8. Gjenta punkt 6 og 7 for hvert SharePoint-nettsted Findable skal ha tilgang til.

Steg 3: Legg inn Microsoft-verdiene i Findable

1. Logg inn på app.findable.ai med en konto som har administratorrettigheter i Findable-organisasjonen.

2. Åpne et bygg i porteføljen.

   

3. Åpne innstillinger eller redigering for bygget, og velg fanen Integrasjoner.

   

   

4. Utvid SharePoint, åpne Legitimasjon, og legg inn:

   • Tenant ID: Microsoft 365 tenant ID
   • Client ID: Applikasjons-ID (client ID) fra steg 1
   • Client Secret: verdien du kopierte i steg 1

   Klikk Lagre.

   

5. Klikk Test for å kontrollere tilkoblingen.

6. Valgfritt: Hvis dokumenter skal eksporteres tilbake til samme SharePoint-disk som standard, sett Standard eksportdisk i samme Legitimasjon-seksjon. Dette kan overstyres per bygg senere.

Tilkoblingsverdiene gjelder hele organisasjonen. De settes opp en gang, og deretter kan byggadministratorer koble SharePoint-kilder til hvert bygg.

Steg 4: Opprett et SharePoint-abonnement

Abonnementer forteller Findable hvilken SharePoint-kilde som skal mate et bestemt bygg.

1. Bli i fanen Integrasjoner for bygget, og hold SharePoint-kortet åpent.
2. Klikk Opprett første abonnement eller Legg til abonnement i abonnementsområdet.
3. Velg SharePoint-nettstedet. Hvis appregistreringen bruker Sites.Selected og nettstedet ikke listes automatisk, velg manuell URL og lim inn SharePoint-nettstedets URL.
4. Velg disk eller dokumentbibliotek.
5. Velg synkroniseringsomfang:
   • Hele disken: importer alle støttede dokumenter i disken.
   • Valgte mapper: importer bare valgte mapper og undermapper.
6. Se over valgene, og klikk Opprett abonnement.

Findable starter første synkronisering automatisk. Mapper med avgrenset omfang utløser en ny synkronisering slik at tidligere utelatte filer kan behandles.

Steg 5: Sett opp SharePoint-eksport

Bruk dette bare når dokumenter eller metadata skal skrives tilbake til SharePoint.

1. Åpne Eksporter i SharePoint-kortet.
2. Slå på Aktiver eksport.
3. Velg eksportmal:
   • Bruk organisasjonens Standard eksportdisk, hvis den er konfigurert.
   • Eller klikk Sett opp eksportdestinasjon / Overstyr for dette bygget, og velg nettsted, disk og mappe for bygget.
4. Klikk Eksporter til SharePoint for å eksportere nye dokumenter.
5. Bruk Re-eksporter alle når metadata for dokumenter som allerede er eksportert, må oppdateres.

Eksportstatusen viser hvor mange byggdokumenter som finnes i SharePoint, og oppdateres mens eksporten går.

Trenger du hjelp?

Hvis noe stopper opp i oppsettet, kontakt support@findable.ai eller bruk chatten nederst til høyre i Findable.