Sette opp SharePoint-integrasjon

Oversikt

Findable kobles til Microsoft SharePoint via Microsoft Graph API. Når integrasjonen er satt opp, kan Findable overvåke valgte SharePoint-nettsteder, disker eller mapper og speile dokumentene inn i Findable for klassifisering, søk og strukturering.

Slik fungerer det:

• Findable lagrer ett kryptert sett med Microsoft-legitimasjon for organisasjonen.
• Findable oppretter et abonnement for hvert SharePoint-nettsted og hver disk som kobles til et bygg.
• Når filer legges til eller endres i SharePoint, får Findable beskjed automatisk.
• Dokumentene importeres, klassifiseres, tagges og gjøres søkbare i Findable.
• Hvis eksport er aktivert, kan Findable skrive behandlede dokumenter og metadata tilbake til SharePoint.

Findable følger Microsofts API-grenser og behandler endringer per Microsoft-tenant.

Sikkerhet og rettigheter

Findable autentiserer mot Microsoft Graph API med en appregistrering i Microsoft Entra ID, tidligere Azure AD. IT-teamet deres styrer hva Findable får tilgang til.

To tilgangsmoduser

Modus	Rettighet	Hva den gjør
Full tilgang	Sites.Read.All	Gir lesetilgang til alle SharePoint-nettsteder i tenanten. Bruk Sites.ReadWrite.All hvis Findable også skal skrive filer eller metadata tilbake til SharePoint.
Begrenset tilgang	Sites.Selected	Gir bare tilgang til SharePoint-nettsteder dere eksplisitt godkjenner. Brukes når organisasjonen vil styre tilgang per nettsted.

Autentiseringen bruker en klienthemmelighet fra appregistreringen. Hemmeligheten krypteres i Findable og brukes bare til å hente korte tilgangstokener fra Microsoft.

Veiledet oppsett i Findable

Åpne Innstillinger → Integrasjoner → SharePoint som organisasjonsadministrator. Veiledningen genererer forespørsler med app-ID og nettstedsadressene dine og kontrollerer Microsoft-tilgangen før du kobler til bygninger.

Du trenger også en Microsoft-administrator for appregistrering, administratorsamtykke og nettstedstilgang. Dette er andre rettigheter enn administrator i Findable. Valg og nettstedsadresser lagres i nettleseren; hemmeligheter og vellykkede tilgangskontroller lagres ikke der. Kontroller tilgangen på nytt når du kommer tilbake.

1. Velg tilgang

Velg Utvalgte nettsteder (anbefalt) for Sites.Selected. Velg tenantomfattende tilgang bare hvis organisasjonen ønsker det. Velg eksport bare hvis Findable skal skrive dokumenter tilbake til SharePoint.

Valget tilbakekaller ikke eksisterende tenantomfattende Microsoft-tillatelser. Hvis veiledningen oppdager bredere tilgang, må administratoren fjerne de bredere apptillatelsene før du kontrollerer på nytt.

2. Koble til Microsoft

1. Opprett eller åpne Findable-appregistreringen i administrasjonssenteret for Microsoft Entra.
2. Under API permissions legger du til Microsoft Graph → Application permissions → Sites.Selected. For tenantomfattende tilgang bruker du Sites.Read.All, eller Sites.ReadWrite.All ved eksport.
3. Gi administratorsamtykke for organisasjonen. Det er ikke nok å legge til tillatelsen.
4. Opprett en klienthemmelighet under Certificates & secrets. Kopier Value, ikke Secret ID.
5. Skriv inn tenant-ID, app-ID (klient-ID) og hemmelighetsverdien i Findable. Lagre og velg Kontroller Microsoft-tilkobling.

En vellykket kontroll bekrefter legitimasjon og apptillatelser, men ikke tilgang til et bestemt nettsted.

3. Gi og kontroller nettstedstilgang

Lim inn nettstedsadressen, for eksempel https://contoso.sharepoint.com/sites/Operations, https://contoso.sharepoint.com/teams/Facilities eller rotnettstedet https://contoso.sharepoint.com. Bruk den faktiske adressen, behold URL-kodede mellomrom og unngå bibliotek- og fillenker.

For Sites.Selected åpner du Gi tilgang til dette nettstedet:

1. Åpne Microsoft Graph Explorer i riktig tenant som SharePoint-administrator eller høyere. Åpne Consent to permissions fra profilmenyen og gi samtykke til delegert Sites.FullControl.All for Graph Explorer. Tenantens policy kan kreve godkjenning fra en annen administrator. Ikke legg denne utvidede tillatelsen til Findables synkroniseringsapp.
2. Velg GET, kopier den genererte adressen fra Findable og kjør forespørselen i Graph Explorer.
3. Lim hele JSON-svaret inn i Findable. Findable kontrollerer at id og webUrl tilhører nettstedet, og genererer tillatelsesadressen og forespørselsinnholdet.
4. Velg POST i Graph Explorer, lim inn den genererte adressen og innholdet og kjør forespørselen. Rollen er read for import eller write hvis eksport er valgt. Forvent 201 Created.
5. Gjenta for hvert nettsted og velg Kontroller nettstedstilgang i Findable. Endringer kan ta noen minutter. Hvis tilgang allerede finnes, kontrollerer du den før du oppretter en ny tildeling.

Kopier instruksjoner til IT gir en overlevering uten hemmeligheter. Når et matchende nettstedssvar er limt inn, inneholder den også den genererte tillatelsesforespørselen.

Kontrollen leser nettstedet og dokumentbibliotekene. Den skriver ikke testfiler og bekrefter ikke eksporttillatelse. Et manglende nettsted kan også bety at Microsoft skjuler det på grunn av manglende tilgang. Veiledningen skiller dette fra avvist tilgang og midlertidige feil.

Se Microsofts oversikt over utvalgte tillatelser og API-et for nettstedstillatelser.

4. Koble til bygninger og start synkronisering

Velg Velg en bygning, åpne en bygning i listen og legg til et SharePoint-abonnement. Skriv inn den godkjente nettstedsadressen, velg dokumentbibliotek og hele biblioteket eller utvalgte mapper, og gjennomgå og opprett abonnementet. Første synkronisering starter automatisk, og bygningspanelet viser fremdriften.

Mappevalget begrenser hva Findable importerer. Microsoft-tillatelsen gjelder fortsatt hele det godkjente nettstedet.

5. Valgfri eksport

Bekreft nettstedets write-tilgang med Microsoft-administratoren før du aktiverer eksport. Aktiver eksport i bygningens SharePoint-innstillinger, velg målnettsted, bibliotek og mappe, og bruk Eksporter til SharePoint. Eksport velges separat for hver bygning.

---

Trenger du hjelp?

Hvis noe stopper opp i oppsettet, kontakt support@findable.ai eller bruk chatten nederst til høyre i Findable.