Veiledning for underleverandører: Bruk av Findable…

Oversikt

Bruk denne veiledningen når du er invitert til å levere FDV-dokumentasjon, produktdokumentasjon, garantier, sertifikater, tegninger eller overleveringsdokumentasjon i Findable Projects.

Findable Projects gir prosjektteamet ett sted for å etterspørre dokumentasjon, motta filer, kontrollere innsendelser og holde bygningsarkivet oppdatert. Din oppgave er enkel: åpne riktig prosjekt, sjekk hva som er etterspurt, last opp riktige filer og følg eventuelle kommentarer fra kontrollen.

Før du starter

Bruk e-postadressen som mottok invitasjonen til Findable.
Gi filene tydelige navn, for eksempel Ventilasjonsaggregat_AHU-03_FDV-manual.pdf.
Last opp siste godkjente versjon, med mindre forespørselen ber om utkast.
Ha kildedokumentene tilgjengelig. Svar fra AI-verktøy i Findable bør kontrolleres mot dokumentet når svaret gjelder samsvar, sikkerhet, garanti eller overlevering.

1. Åpne riktig prosjekt eller bygg

Åpne invitasjonslenken fra prosjektteamet, eller logg inn på app.findable.ai.
Hvis du har tilgang til flere organisasjoner, velg organisasjonen som står i invitasjonen.
Åpne riktig bygg eller prosjekt fra navigasjonen.
Sjekk prosjektnavn, adresse, fase og fag før du laster opp filer.

Findable Projects-skjermbilde som viser et prosjekt koblet til et bygg, med fanen Requirements valgt

Hvis du ikke ser prosjektet, sjekk at du er logget inn med samme e-postadresse som mottok invitasjonen. Hvis prosjektet fortsatt ikke vises, be prosjektteamet bekrefte at du er lagt til i prosjektet.

2. Finn hva som er etterspurt

I prosjektet finner du listen over dokumentasjon som skal leveres. Forespørslene er vanligvis gruppert etter pakke, fag, system eller leveransemilepæl.

For hver forespørsel bør du sjekke:

Hvilket dokument som trengs, for eksempel FDV-manual, ytelseserklæring, produktdatablad, som bygget-tegning, sertifikat, garanti, inspeksjonsrapport eller igangkjøringsprotokoll.
Hvilket system, produkt, rom, område eller bygningsdel dokumentet gjelder.
Påkrevd format, hvis prosjektteamet har spesifisert PDF, XLSX, DWG, ZIP, bildefiler eller et annet format.
Frist og status, slik at du ser hva som er åpent, sendt inn, godkjent eller returnert for endringer.
Kommentarer fra kontrollør, særlig hvis en tidligere opplasting ble avvist eller krever mer informasjon.

Ikke gjett kategori hvis forespørselen er uklar. Legg inn en kort kommentar sammen med opplastingen, eller spør prosjektkontakten før du sender inn.

Underleverandørside som viser tildelte dokumentasjonskrav og leveringsstatus

3. Last opp FDV- og overleveringsdokumentasjon

Åpne forespørselen du skal svare på.
Klikk på opplastingshandlingen.
Velg filen eller filene fra maskinen din.
Legg inn en kort kommentar hvis filen dekker flere forespørsler, erstatter en tidligere versjon eller trenger kontekst.
Send inn opplastingen.

Bruk én fil per forespørsel når det er mulig. Hvis en leveransepakke inneholder flere dokumenter, sørg for at mappe- eller ZIP-strukturen er lett å forstå, og legg ved en kort kommentar om innholdet.

Gode filnavn gjør kontrollen raskere:

Sprinklerpumpe_garanti_2026.pdf
AHU-03_FDV-manual.pdf
Nodlys_igangkjoringsrapport_plan-2.pdf
Produktdokumentasjon_gulv_type-B.pdf

Unngå navn som final.pdf, FDV.zip, scan001.pdf eller ny versjon. Slike navn gjør kontrollen tregere og gjør dokumentet vanskeligere å finne senere.

Utvidet kravmappe som viser antall leverte dokumenter og ventende kontroll

4. Hva skjer etter innsending

Når du har sendt inn dokumentasjon, kontrollerer prosjektteamet filene i Findable.

Forespørselen går normalt gjennom disse statusene:

Sendt inn: Filen er mottatt.
Til kontroll: Prosjektteamet sjekker at filen er riktig, lesbar og koblet til riktig krav.
Godkjent: Filen er akseptert og kan brukes i prosjektet eller bygningsarkivet.
Returnert for endringer: Kontrollør trenger en korrigert fil, et manglende vedlegg eller mer informasjon.

Hvis en fil blir returnert, les kommentaren før du laster opp ny versjon. Vanlige årsaker er manglende produktreferanse, feil byggområde, utdatert revisjon, uleselig skann, ufullstendig sertifikat eller at dokumentet ikke matcher systemet som er etterspurt.

Oversikt over underleverandører i Findable Projects med tildelte elementer, leveringsstatus, kontaktpersoner og handlinger

Tips ved kontroll

Hvis du erstatter en fil, skriv hva som er endret. En kommentar som “Oppdatert med signert igangkjøringsside” er mer nyttig enn “ny opplasting”.

5. Bruk søk og AI med kontroll

Findable kan hjelpe deg med å søke i prosjektdokumentasjon og stille spørsmål på tvers av opplastede filer. Det er nyttig når du skal finne et produktdatablad, sjekke om et sertifikat allerede er sendt inn eller finne dokumentet som hører til et system.

Bruk søk og AI til å:

finne filer etter produkt, system, leverandør, rom, tegningsnummer eller dokumenttype
sjekke om lignende dokumentasjon allerede er lastet opp
oppsummere en lang manual før du åpner kildedokumentet
finne siden der garanti, vedlikeholdsintervall, produktklassifisering eller sertifikatnummer står

For viktige svar må du alltid åpne kildedokumentet og kontrollere siden selv. Det gjelder spesielt brannsikkerhet, elektrodokumentasjon, garantier, erklæringer, samsvarsdokumentasjon og alt som påvirker godkjenning ved overlevering.

6. Sjekkliste før du er ferdig

Du er i riktig organisasjon, prosjekt og bygg.
Alle åpne forespørsler som er tildelt deg har enten en opplasting eller en tydelig kommentar.
Filnavnene viser produkt, system, dokumenttype og versjon der det er relevant.
Returnerte filer er korrigert og sendt inn på nytt.
Viktige svar fra søk eller AI er kontrollert mot kildedokumentet.
Prosjektkontakten vet om noe mangler, er forsinket eller ligger utenfor ditt ansvarsområde.

Trenger du hjelp?

Hvis du ikke får tilgang til prosjektet, ikke får lastet opp filer eller er usikker på hva en forespørsel betyr, kontakt prosjektteamet som inviterte deg. Hvis problemet er teknisk, bruk chatten i Findable eller kontakt support@findable.ai.