Underleverantör i Findable Projects

Översikt

Använd den här guiden när du har blivit inbjuden att leverera drift- och underhållsdokumentation, produktdokumentation, garantier, certifikat, ritningar eller överlämningsdokumentation i Findable Projects.

Findable Projects ger projektteamet en plats för att begära dokumentation, ta emot filer, granska inlämningar och hålla byggnadsarkivet uppdaterat. Din uppgift är enkel: öppna rätt projekt, kontrollera vad som efterfrågats, ladda upp rätt filer och följ eventuella granskningskommentarer.

1. Öppna rätt projekt eller byggnad

1. Öppna inbjudningslänken från projektteamet, eller logga in på app.findable.ai.
2. Om du har tillgång till flera organisationer väljer du organisationen som anges i inbjudan.
3. Öppna relevant byggnad eller projekt från navigeringen.
4. Kontrollera projektnamn, adress, fas och disciplin innan du laddar upp något.

Om du inte ser projektet, kontrollera att du är inloggad med samma e-postadress som fick inbjudan. Om projektet fortfarande inte visas, be projektteamet bekräfta att du har lagts till i projektet.

2. Hitta vad som har efterfrågats

I projektet hittar du kravlistan på fliken Requirements. Kraven är oftast grupperade efter paket, disciplin, system eller leveransmilstolpe.

Kontrollera för varje krav:

• Vilket dokument som behövs, till exempel drift- och underhållsmanual, prestandadeklaration, produktdatablad, relationsritning, certifikat, garanti, inspektionsrapport eller idrifttagningsprotokoll.
• Vilket system, produkt, rum, område eller byggnadsdel dokumentet tillhör.
• Obligatoriskt format, om projektteamet har specificerat PDF, XLSX, DWG, ZIP, bildfiler eller annat format.
• Status under Approval Status, så att du ser vad som saknar dokumentation, vad som har levererats och vad som har godkänts.
• Kommentarer från granskaren, särskilt om en tidigare uppladdning avvisades eller behöver mer information.

Gissa inte kategori om kravet är oklart. Lägg till en kort kommentar vid uppladdningen eller fråga projektkontakten innan du skickar in.

3. Ladda upp drift-, underhålls- och överlämningsdokumentation

1. Öppna kravet du vill svara på.
2. Klicka på uppladdningsknappen i kravet när den är tillgänglig.
3. Välj filen eller filerna du vill leverera.
4. Lägg till en kort notering om filen täcker flera krav, ersätter en tidigare version eller behöver sammanhang.
5. Skicka in uppladdningen.

Använd en fil per krav när det är möjligt. Om ett leveranspaket innehåller flera dokument, se till att mapp- eller ZIP-strukturen är enkel att förstå och lägg till en kort notering om innehållet.

Filtyper och storlek

Följ formatet som anges i kravet eller i inbjudan från projektteamet. Om leveranspaketet är stort, dela upp det i flera tydligt namngivna ZIP-filer i stället för en enda stor fil.

Du kan fotografera certifikat, etiketter eller skyltar när du är på plats, men kontrollera att bilden är läsbar innan du laddar upp den. Om mobil uppladdning inte fungerar i ditt projekt, använd PC eller Mac.

Bra filnamn gör granskningen snabbare:

• Sprinklerpump_garanti_2026.pdf
• AHU-03_DU-manual.pdf
• Nodbelysning_idrifttagningsrapport_plan-2.pdf
• Produktdeklaration_golv_typ-B.pdf

Undvik namn som final.pdf, DU.zip, scan001.pdf eller ny version. De gör granskningen långsammare och gör dokumentet svårare att hitta senare.

4. Vad händer efter inlämning

När du har skickat in dokumentation granskar projektteamet den i Findable.

Kravet visas under Approval Status. De här statusarna syns i Findable Projects:

• No documents: Kravet saknar fortfarande fil.
• Delivered: Filen har tagits emot.
• Pending: Inlämningen väntar på granskning.
• Approved: Filen har godkänts och kan användas i projektet och byggnadsarkivet.

Om en fil returneras, öppna granskarens kommentar innan du laddar upp en ny version. Vanliga orsaker är saknad produktreferens, fel byggnadsområde, föråldrad revision, oläsbar skanning, ofullständigt certifikat eller att dokumentet inte matchar det efterfrågade systemet.

5. Använd sök och AI med kontroll

Findable kan hjälpa dig att söka i projektdokumentation och ställa frågor över uppladdade filer. Det är användbart när du behöver hitta ett produktblad, bekräfta vilket certifikat som redan har skickats in eller hitta ett dokument som hör till ett system.

Använd sök och AI för att:

• hitta filer efter produkt, system, leverantör, rum, ritningsnummer eller dokumenttyp
• kontrollera om liknande dokumentation redan har laddats upp
• sammanfatta en lång manual innan du öppnar källfilen
• hitta sidan där garantiperiod, underhållsintervall, produktklassificering eller certifikatnummer står

För viktiga svar ska du alltid öppna källdokumentet och kontrollera sidan själv. Det gäller brandsäkerhet, el-dokumentation, garantier, deklarationer, efterlevnadsunderlag och allt som påverkar överlämningsgodkännande.

6. Snabb checklista innan du är klar

• Du är i rätt organisation, projekt och byggnad.
• Alla öppna krav som är tilldelade dig har antingen en uppladdning eller en tydlig kommentar.
• Filnamnen visar produkt, system, dokumenttyp och version där det är relevant.
• Avvisade eller returnerade filer har korrigerats och skickats in igen.
• Viktiga svar från sök eller AI har kontrollerats mot källdokumentet.
• Projektkontakten vet om något saknas, är försenat eller ligger utanför ditt ansvarsområde.

Behöver du hjälp?

Om du inte kommer åt projektet eller är osäker på vad ett krav betyder, kontakta projektledaren som bjöd in dig. Kontaktuppgifterna finns i inbjudningsmejlet.

Om problemet är tekniskt, använd chatten i Findable eller mejla support@findable.ai.

Jobbar du på ett bolag som behöver kontroll över byggnadsdokumentationen? Läs mer om Findable.