Konfigurera SharePoint-integrering

Översikt

Findable ansluter till Microsoft SharePoint via Microsoft Graph API. När integreringen är klar kan Findable övervaka valda SharePoint-webbplatser, drives eller mappar och spegla dokumenten till Findable för klassificering, sök och struktur.

Så fungerar det:

Findable lagrar en krypterad Microsoft-behörighet för organisationen.
Findable skapar en subscription för varje SharePoint-webbplats och drive som kopplas till en byggnad.
När filer läggs till eller ändras i SharePoint får Findable en automatisk avisering.
Dokumenten importeras, klassificeras, taggas och görs sökbara i Findable.
Om export är aktiverad kan Findable skriva bearbetade dokument och metadata tillbaka till SharePoint.

Findable följer Microsofts API-gränser och behandlar ändringar per tenant.

Säkerhet och behörigheter

Findable autentiserar mot Microsoft Graph API med en App Registration i Microsoft Entra ID, tidigare Azure AD. Ert IT-team styr exakt vad Findable får komma åt.

Två åtkomstlägen

Läge	Behörighet	Vad den gör
Full åtkomst	`Sites.Read.All`	Ger läsåtkomst till alla SharePoint-webbplatser i er tenant. Använd `Sites.ReadWrite.All` om Findable också ska skriva filer eller metadata tillbaka till SharePoint.
Begränsad åtkomst	`Sites.Selected`	Ger bara åtkomst till de SharePoint-webbplatser ni uttryckligen godkänner. Passar organisationer som vill styra åtkomst per webbplats.

Autentiseringen använder en client secret från appregistreringen. Hemligheten krypteras i Findable och används bara för att hämta kortlivade access tokens från Microsoft.

Guidad konfiguration i Findable

Öppna Inställningar → Integrationer → SharePoint som organisationsadministratör. Guiden skapar förfrågningar med ert app-ID och era webbplatsadresser och kontrollerar Microsoft-åtkomsten innan ni ansluter byggnader.

En Microsoft-administratör behövs också för appregistrering, administratörssamtycke och webbplatsåtkomst. Det är andra behörigheter än administratör i Findable. Val och webbplatsadresser sparas i webbläsaren; hemligheter och godkända åtkomstkontroller sparas inte där. Kontrollera åtkomsten igen när ni återvänder.

1. Välj åtkomst

Välj Utvalda webbplatser (rekommenderas) för Sites.Selected. Välj åtkomst till hela klientorganisationen bara om organisationen avser att ge det. Välj export bara om Findable ska skriva dokument tillbaka till SharePoint.

Valet återkallar inte befintliga Microsoft-behörigheter för hela klientorganisationen. Om guiden upptäcker bredare åtkomst måste administratören ta bort de bredare appbehörigheterna före en ny kontroll.

2. Anslut Microsoft

Skapa eller öppna Findables appregistrering i administrationscentret för Microsoft Entra.
Under API permissions lägger ni till Microsoft Graph → Application permissions → Sites.Selected. För hela klientorganisationen används Sites.Read.All, eller Sites.ReadWrite.All vid export.
Ge administratörssamtycke för organisationen. Att bara lägga till behörigheten räcker inte.
Skapa en klienthemlighet under Certificates & secrets. Kopiera Value, inte Secret ID.
Ange klientorganisations-ID, app-ID (klient-ID) och hemlighetens värde i Findable. Spara och välj Kontrollera Microsoft-anslutning.

En godkänd kontroll bekräftar autentiseringsuppgifter och appbehörigheter, men inte åtkomst till en viss webbplats.

3. Ge och kontrollera webbplatsåtkomst

Klistra in webbplatsadressen, exempelvis https://contoso.sharepoint.com/sites/Operations, https://contoso.sharepoint.com/teams/Facilities eller rotwebbplatsen https://contoso.sharepoint.com. Använd den faktiska adressen, behåll URL-kodade mellanslag och undvik biblioteks- och fillänkar.

För Sites.Selected öppnar ni Ge åtkomst till den här webbplatsen:

Öppna Microsoft Graph Explorer i rätt klientorganisation som SharePoint-administratör eller högre. Öppna Consent to permissions i profilmenyn och ge samtycke till delegerad Sites.FullControl.All för Graph Explorer. Klientorganisationens policy kan kräva godkännande från en annan administratör. Lägg inte till denna utökade behörighet för Findables synkroniseringsapp.
Välj GET, kopiera den genererade adressen från Findable och kör frågan i Graph Explorer.
Klistra in hela JSON-svaret i Findable. Findable kontrollerar att id och webUrl tillhör webbplatsen och skapar behörighetsadressen och begärans innehåll.
Välj POST i Graph Explorer, klistra in den genererade adressen och innehållet och kör frågan. Rollen är read för import eller write om export valts. Förvänta er 201 Created.
Upprepa för varje webbplats och välj Kontrollera webbplatsåtkomst i Findable. Ändringar kan ta några minuter. Om åtkomst redan finns, kontrollera den innan ni skapar en ny tilldelning.

Kopiera instruktioner till IT ger ett underlag utan hemligheter. När ett matchande webbplatssvar har klistrats in innehåller underlaget även den genererade behörighetsbegäran.

Kontrollen läser webbplatsen och dokumentbiblioteken. Den skriver inga testfiler och bevisar inte exportbehörighet. En saknad webbplats kan också innebära att Microsoft döljer den på grund av saknad åtkomst. Guiden skiljer detta från nekad åtkomst och tillfälliga fel.

Se Microsofts översikt över utvalda behörigheter och API för webbplatsbehörigheter.

4. Anslut byggnader och starta synkronisering

Välj Välj en byggnad, öppna en byggnad i listan och lägg till en SharePoint-prenumeration. Ange den godkända webbplatsadressen, välj dokumentbibliotek och hela biblioteket eller utvalda mappar, och granska och skapa prenumerationen. Den första synkroniseringen startar automatiskt och byggnadspanelen visar förloppet.

Mappvalet begränsar vad Findable importerar. Microsoft-behörigheten omfattar fortfarande hela den godkända webbplatsen.

5. Valfri export

Bekräfta webbplatsens write-åtkomst med Microsoft-administratören innan ni aktiverar export. Aktivera export i byggnadens SharePoint-inställningar, välj målwebbplats, bibliotek och mapp och använd Exportera till SharePoint. Export väljs separat för varje byggnad.

Behöver du hjälp?

Om något stoppar upp i konfigureringen, kontakta support@findable.ai eller använd chatten nere till höger i Findable.