Konfigurera SharePoint-integrering

Översikt

Findable ansluter till Microsoft SharePoint via Microsoft Graph API. När integreringen är klar kan Findable övervaka valda SharePoint-webbplatser, drives eller mappar och spegla dokumenten till Findable för klassificering, sök och struktur.

Så fungerar det:

• Findable lagrar en krypterad Microsoft-behörighet för organisationen.
• Findable skapar en subscription för varje SharePoint-webbplats och drive som kopplas till en byggnad.
• När filer läggs till eller ändras i SharePoint får Findable en automatisk avisering.
• Dokumenten importeras, klassificeras, taggas och görs sökbara i Findable.
• Om export är aktiverad kan Findable skriva bearbetade dokument och metadata tillbaka till SharePoint.

Findable följer Microsofts API-gränser och behandlar ändringar per tenant.

Säkerhet och behörigheter

Findable autentiserar mot Microsoft Graph API med en App Registration i Microsoft Entra ID, tidigare Azure AD. Ert IT-team styr exakt vad Findable får komma åt.

Två åtkomstlägen

Läge	Behörighet	Vad den gör
Full åtkomst	Sites.Read.All	Ger läsåtkomst till alla SharePoint-webbplatser i er tenant. Använd Sites.ReadWrite.All om Findable också ska skriva filer eller metadata tillbaka till SharePoint.
Begränsad åtkomst	Sites.Selected	Ger bara åtkomst till de SharePoint-webbplatser ni uttryckligen godkänner. Passar organisationer som vill styra åtkomst per webbplats.

Autentiseringen använder en client secret från appregistreringen. Hemligheten krypteras i Findable och används bara för att hämta kortlivade access tokens från Microsoft.

Konfigurering

Du behöver en administratör i organisationens Microsoft Entra ID. Arbetet tar oftast omkring 15 minuter.

Steg 1: Skapa appregistreringen

1. Logga in i Microsoft Entra admin center och gå till App registrations -> New registration.

   

2. Ge appen ett tydligt namn, till exempel Findable SharePoint Integration, och behåll standardvärdena för övriga fält. Klicka Register.

   Notera Application (client) ID. Du behöver det senare.

   

3. Öppna Certificates & secrets i vänstermenyn och klicka New client secret.

   

4. Lägg till en beskrivning, till exempel Findable integration, välj giltighetstid och klicka Add.

   

5. Kopiera Value för client secret direkt. Värdet visas bara en gång. Notera även Secret ID.

   

Steg 2: Ge API-behörigheter

1. Öppna API permissions i vänstermenyn och klicka Add a permission.

   

2. Välj Microsoft Graph.

   

3. Välj Application permissions, inte delegated permissions.

   

4. Välj åtkomstnivå:

   • Alternativ A, full åtkomst: Sök efter och välj Sites.Read.All, eller Sites.ReadWrite.All om Findable ska skriva tillbaka till SharePoint. Gå sedan till steg 3.
   • Alternativ B, begränsad åtkomst: Sök efter och välj Sites.Selected. Fortsätt med punkt 5.

   

5. Gäller bara Sites.Selected: Öppna Microsoft Graph Explorer och logga in med adminkontot.

   

6. Gäller bara Sites.Selected: Hitta ID:t för SharePoint-webbplatsen Findable ska komma åt. Skicka en GET request till:

   https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/{tenant-name}.sharepoint.com:/sites/{site-name}

   Byt {tenant-name} mot ert SharePoint-tenantnamn och {site-name} mot webbplatsnamnet utan mellanslag. Kopiera id från svaret.

   

7. Gäller bara Sites.Selected: Ge Findable åtkomst till webbplatsen med en POST request till:

   https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/{site-id}/permissions

   Använd denna request body:

   {
     "roles": ["read"],
     "grantedToIdentities": [
       {
         "application": {
           "id": "{application-id}",
           "displayName": "{application-name}"
         }
       }
     ]
   }

   Byt {site-id}, {application-id} och {application-name} mot era värden. Använd "write" i stället för "read" om Findable ska ha skrivbehörighet.

   

8. Upprepa punkt 6 och 7 för varje SharePoint-webbplats Findable ska komma åt.

Steg 3: Lägg in Microsoft-värdena i Findable

1. Logga in på app.findable.ai med ett konto som har administratörsbehörighet i Findable-organisationen.

2. Öppna en byggnad i portföljen.

   

3. Öppna byggnadens inställningar eller redigeringsvy och välj fliken Integrations.

   

   

4. Expandera SharePoint, öppna Credentials och ange:

   • Tenant ID: Microsoft 365 tenant ID
   • Client ID: Application (client) ID från steg 1
   • Client Secret: värdet du kopierade i steg 1

   Klicka Save.

   

5. Klicka Test för att kontrollera anslutningen.

6. Valfritt: Om dokument ska exporteras tillbaka till samma SharePoint-drive som standard, konfigurera Default Export Drive i samma Credentials-sektion. Du kan fortfarande välja annan exportdestination per byggnad senare.

Anslutningsvärdena sparas för hela organisationen. De behöver bara läggas in en gång.

Steg 4: Skapa en SharePoint-subscription

Subscriptions styr vilken SharePoint-källa som ska mata en viss byggnad.

1. Stanna på byggnadens flik Integrations och håll SharePoint-kortet expanderat.
2. Klicka Create First Subscription eller Add Subscription.
3. Välj SharePoint-webbplatsen. Om appregistreringen använder Sites.Selected och webbplatsen inte listas automatiskt, välj manuell URL och klistra in SharePoint-webbplatsens URL.
4. Välj drive eller dokumentbibliotek.
5. Välj sync scope:
   • Entire drive: importera alla stödda dokument i vald drive.
   • Selected folders: importera bara valda mappar och undermappar.
6. Kontrollera valen och klicka Create Subscription.

Findable startar den första synkroniseringen automatiskt. Mappstyrda subscriptions triggar en ny synkronisering så att filer som tidigare hoppades över kan behandlas.

Steg 5: Konfigurera SharePoint-export

Använd detta bara när dokument eller metadata ska skrivas tillbaka till SharePoint.

1. Öppna Export i SharePoint-kortet.
2. Slå på Enable export.
3. Välj exportdestination:
   • Använd organisationens Default Export Drive, om en sådan finns.
   • Eller klicka Set up export destination / Override for this building och välj webbplats, drive och mapp för byggnaden.
4. Klicka Export to SharePoint för att exportera nya dokument.
5. Använd Re-export All när metadata för redan exporterade dokument ska uppdateras.

Exportstatusen visar hur många byggdokument som finns i SharePoint och uppdateras medan exporten pågår.

Behöver du hjälp?

Om något stoppar upp i konfigureringen, kontakta support@findable.ai eller använd chatten nere till höger i Findable.