Internkontrollforskriften for bygg og eiendom
Hva er internkontrollforskriften?
Internkontrollforskriften er forskriften om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter. Den pålegger den som leder virksomheten å kartlegge risiko, sette mål, fordele ansvar og følge opp avvik systematisk. Sentrale deler av internkontrollen skal foreligge skriftlig. For bygg og eiendom betyr det at brann, elektriske anlegg, ventilasjon og annet lovpålagt ettersyn må kunne dokumenteres.
Hva internkontroll innebærer i praksis
Forskriften lister opp hva internkontroll innebærer, og krever at flere av punktene dokumenteres skriftlig. Kjernen er at HMS-arbeidet skal være systematisk, ikke tilfeldig, og at det skal kunne etterprøves i ettertid.
Kjenne kravene
Virksomheten må ha oversikt over hvilke lover og forskrifter som gjelder for bygget og driften, og gjøre dem kjent for dem som skal følge dem.
Sette mål og fordele ansvar
Mål for HMS-arbeidet, og en tydelig plassering av ansvar, oppgaver og myndighet, skal foreligge skriftlig.
Kartlegge risiko
Farer og problemer kartlegges, risikoen vurderes, og det utarbeides planer og tiltak for å redusere den.
Håndtere avvik og følge opp
Rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik, og en systematisk gjennomgang av om internkontrollen faktisk virker.
Hva må dokumenteres, og hvor ofte
Forskriften er funksjonsbasert og angir sjelden faste intervaller. Der intervallet ikke er fastsatt, skal det bygge på en risikovurdering av det aktuelle anlegget.
| Område | Hva som skal dokumenteres | Oppdatering |
|---|---|---|
| Mål og ansvar for HMS | Skriftlige mål for helse, miljø og sikkerhet, og en beskrivelse av hvem som har ansvar, oppgaver og myndighet i HMS-arbeidet. | Ved organisasjonsendringer, og ved den systematiske gjennomgangen av internkontrollen. |
| Risikokartlegging | Kartlegging av farer og problemer i bygget, vurdering av risiko, og planer og tiltak som følger av vurderingen. | Ved endringer i bygget, i bruken av det, eller i leietakermassen. |
| Brannvern | Branndokumentasjon, ofte kalt brannbok: branntegninger, branntekniske forutsetninger, organisering av brannvernarbeidet, øvelser, og ettersyn og kontroll av branntekniske installasjoner. | Løpende. Ettersyn og kontroll følger intervallene i gjeldende standarder og leverandørens anvisninger. |
| Elektriske anlegg | Eiers rutiner for ettersyn av det elektriske anlegget, gjennomførte kontroller, samsvarserklæringer og dokumentert lukking av avvik. | Intervallet fastsettes ut fra risiko. Årlig gjennomgang er utbredt praksis i næringsbygg. |
| Ventilasjon og inneklima | Dokumentasjon av luftmengder og innregulering, og rutiner for filterbytte, rengjøring og funksjonskontroll. | Etter anleggets driftsplan. Resultatet dokumenteres etter hver kontroll. |
| Løfteinnretninger | Samsvarserklæring, bruksanvisning og rapporter fra periodisk sikkerhetskontroll utført av godkjent kontrollorgan. | Etter de fastsatte kontrollintervallene for den enkelte innretningen. |
| Vannsystemer og legionella | Risikovurdering av anlegg der legionella kan oppstå, og rutiner for drift, prøvetaking og oppfølging av funn. | Risikovurderingen oppdateres ved endringer. Rutinene følges løpende. |
| Avvik og gjennomgang | Registrerte avvik, korrigerende tiltak, og dokumentert gjennomgang av om internkontrollen fungerer som forutsatt. | Avvik registreres fortløpende. Forskriften fastsetter ikke et bestemt intervall for gjennomgangen. Årlig er etablert praksis. |
Oversikten er en praktisk sammenstilling. Kontrollintervaller kan følge av annet regelverk, av standarder eller av leverandørens anvisninger for det enkelte anlegget, og må vurderes konkret for hvert bygg.
Internkontrollen arver hullene fra overtakelsen
Internkontroll handler om rutiner, men rutinene må bygge på noe. Det underlaget er FDV-dokumentasjonen fra byggeprosjektet.
Mangler brannkonseptet, blir det vanskelig å beskrive riktig ettersyn av brannskiller. Mangler innreguleringsprotokollen, kan ikke ventilasjonen etterprøves mot det den var prosjektert for. Mangler samsvarserklæringen for elektro, står eier uten dokumentasjon på at anlegget var i orden da det ble overtatt.
Derfor er en gjennomgang av FDV-dokumentasjonen ved overtakelse også en investering i internkontrollen. Det som ikke blir krevd inn da, må enten rekonstrueres senere, eller erstattes av nye målinger og kontroller for eiers regning.
Ofte stilte spørsmål om internkontroll i bygg
Hvem gjelder internkontrollforskriften for?
Forskriften gjelder for virksomheter som omfattes av HMS-lovgivningen, blant annet arbeidsmiljøloven, brann- og eksplosjonsvernloven og el-tilsynsloven. I et bygg berører den både eierselskapet, forvalteren og leietakerens egen virksomhet. Ansvaret følger virksomheten, og bør avklares i leieavtalen når flere aktører bruker samme bygg.
Hva er en brannbok?
Brannbok er det innarbeidede navnet på samlingen av branndokumentasjon for et bygg. Den inneholder typisk branntegninger, branntekniske forutsetninger, organisering av brannvernarbeidet, rutiner for ettersyn og kontroll, og logg over øvelser og avvik. Dette er den delen av internkontrollen som oftest etterspørres ved tilsyn.
Holder det å ha dokumentasjonen digitalt?
Ja. Forskriften krever at internkontrollen dokumenteres skriftlig, ikke at den finnes på papir. Digital dokumentasjon er akseptert så lenge den er oppdatert, sporbar og tilgjengelig for dem som trenger den, inkludert tilsynsmyndighetene. Det avgjørende i praksis er at dokumentasjonen kan fremlegges når den etterspørres.
Hva er sammenhengen mellom FDV-dokumentasjon og internkontroll?
FDV-dokumentasjonen er underlaget internkontrollen bygger på. Uten tegninger, instrukser og produktdokumentasjon fra entreprenøren er det vanskelig å beskrive riktige rutiner for ettersyn og vedlikehold. Mangler i FDV-dokumentasjonen blir derfor raskt til hull i internkontrollen, og oppdages typisk først ved tilsyn eller etter en hendelse.
Hvor ofte må internkontrollen gjennomgås?
Forskriften krever systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen, men fastsetter ikke et bestemt intervall. En årlig gjennomgang er etablert praksis i eiendomsbransjen. I tillegg bør internkontrollen oppdateres ved endringer i bygget, i bruken av det, eller i organiseringen av HMS-arbeidet.
Vet du hva internkontrollen mangler underlag for?
Findable klassifiserer dokumentene du allerede har mot NS 3451, finner hullene og produserer en mangelrapport per bygg.